Waarom vergaderen op locatie beter werkt

Vergaderen

Steeds meer bedrijven houden ervan om vergaderen zo efficiënt mogelijk te organiseren. Eindeloos vergaderen, daar heeft niemand wat aan. Het is daarom belangrijk om ervoor te zorgen dat je medewerkers van te voren goed op de hoogte zijn van de punten die besproken gaan worden. Ook is het belangrijk dat je niemand zijn tijd verdoet. Zijn bepaalde punten niet van toepassing voor een groep medewerkers, geef ze dan de ruimte om de vergadering eerder dan afgelopen te verlaten. Het kan een goede impuls zijn voor je bedrijf om de kwartaal vergadering ergens anders te houden. 

Extern vergaderen zorgt voor een hoger besef van urgentie

Er is geïnvesteerd in de huur van de locatie en er moet naar toe gereden worden. Er is meer voorbereiding aan voorafgegaan dan wanneer je vergadert in je bedrijfspand. De medewerkers zullen om deze redenen een hoger urgentiebesef hebben. Ze zullen minder snel afzeggen, zich goed voorbereiden en pro-actief mee discussiëren.

Vergaderen zonder gestoord te worden

Als je vergadert in je eigen bedrijfspand bestaat de kans dat een klant of medewerker (die niet deel neemt aan de vergadering) een (telefonische) vraag heeft. Het zou kunnen dat je hierdoor de vergadering stil moet leggen. Dat kost iedereen die deelneemt aan de vergadering tijd. Als je ergens anders gaat vergaderen riskeer je niet dat er iemand binnen komt lopen om te storen. Wil je helemaal afgezonderd kunnen vergaderen? Spreek dan af dat je de telefoon uit moet doen allemaal.

Meer voorzieningen

Op deze vergaderlocatie in Utrecht is aan alles gedacht. Er is een beamer, brainstorm wall en een whiteboard aanwezig. De medewerkers van de locatie kunnen in overleg met jou de ruimte inrichten naar jouw wensen. Je hoeft je dus geen zorgen te maken over of er wel genoeg plek is of dat de beamer het wel of niet doet.

Combineren met een borrel

Na een lange (en hopelijk productieve) vergadering is het goed om even stoom af te blazen. Een drankje en een hapje na de vergadering zorgt ervoor dat je team ook even over iets anders dan werk kan praten. Zie dit als een stukje teambuilding. In een ontspannen sfeer de dag afsluiten is beter dan gehaast terugkeren naar kantoor om nog een uurtje te gaan werken.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *