Tips om effectief te vergaderen

Iedere werknemer krijgt er wel eens mee te maken: vergaderen. Sommige vergaderingen gaan over grote en belangrijke beslissingen en sommige vergaderingen duren slechts een aantal minuten, waarin de dagelijkse gang van zaken wordt besproken. In ieder geval is het belangrijk om goed voorbereid de vergadering in te gaan en te weten wat je kunt verwachten. Helaas komt het nog veel voor dat vergaderingen niet effectief verlopen. Om dit te verhelpen geven wij je graag een aantal tips! Lees dus snel verder.

Is het nodig?

Vergaringen worden vaak ingepland terwijl het niet eens nodig is. Dan gaat het over kleine zaken die ook via de telefoon of e-mail besproken kunnen worden. Dit is zonde van de tijd van de medewerkers. Vergader daarom alleen als het echt nodig is. Vergaderingen die worden ingepland zonder dat het echt nodig is, doet de productiviteit niet ten goede.

Waar gaat het over?

Voor het effectief vergaderen is het belangrijk dat je vooraf goed communiceert waar de vergadering over gaat en wat er allemaal besproken gaat worden. Dan kunnen medewerkers zich voorbereiden op wat er gaat komen en kunnen zij eventueel vast vragen bedenken die ze dan graag willen stellen. Laat ook tijdens de vergadering notulen gemaakt worden, zodat alle belangrijke punten naderhand nog eens doorgestuurd kunnen worden.

Leider en activiteiten

Verder is het belangrijk om een leider te bepalen voor de vergadering die de meeting kan leiden en de activiteiten kan introduceren. Een goede leider en voorzitter zorgt ervoor dat de vergadering soepel verloopt en dat het duidelijk is voor alle bijwonende. Door een goede leider komt de vergadering gestructureerd over en dit motiveert de medewerkers. De leider geeft hiernaast iedereen het woord en zorgt ervoor dat iedereen zich gehoord voelt en mensen laten uitpraten. Hiernaast houdt de leider een agenda bij en zorgt diegene voor duidelijke afspraken.